Microsoft Excel: Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables y tiene la capacidad de hacer e imprimir gráficas. Provee al usuario utilidades automatizadas que le permiten analizar, modificar, calcular y producir reportes de sus datos y de los resultados de las calculaciones, de forma rápida, efectiva y automatizada.
Icono de Excel:
Hoja de Excel:
La hoja de Excel es como lo vemos en la imagen de abajo, posee filas, columnas y celdas. Ya que esto va a ser nuestra área de trabajo, muchos le denominamos como nombre "LIBRO"
Columna, Fila y Celda:
Cada hoja de cálculo contiene columnas y filas. Su intersección se le conoce como celda. Esta celda es la que va a contener la información y sus respectivas funciones. A continuación, lo explicara la siguiente gráfica.
Funciones De Excel:
SUMA:
En Excel podemos realizar varias funciones o bien aplicaciones entre ellas tenemos la auto-suma, lo podemos hacer de dos formas:
1.- Seleccionar las celdas que vamos a sumar y darle click en el botón de auto-suma.
2.- Utilizar la formula de suma: =suma(a1;a2;a3;a4)
Ejemplo:
SUMAR.SI:
Otras de las funciones de excel es la de "sumar.si" que nos sirve para poder sumar todas las cantidades iguales en un rango determinado de celdas, como por ejemplo todos los números 2 y para eso tenemos que utilizar la siguiente formula =SUMAR.SI(rango;criterio;rango) y en números de celdas queda así =SUMAR.SI(B1:B7;2;B1:B7)
CONTAR.SI
También podemos usar la función de "CONTAR.SI" esta función nos sirve para contar cuantas cantidades hay repetidas en un rango determinado de celdas. Haciendo la siguiente formula =CONTAR.SI(rango;criterio) y en números de celdas queda asi: =CONTAR.SI(B1:B9;3)
PROCESO DE FACTURACIÓN:
Para el proceso de facturación en Excel necesitamos un formato de factura (lo veremos en siguiente imagen) ya que lo podemos realizar de diferente formas, en este caso en mi encabezado colocaré lo que es el nombre de la empresa o distribuidora, la dirección y número de teléfono de la misma, luego colocaremos el nombre, dirección, fecha y Número de Nit de comprador, después ya empezaremos a nuestra la factura. Ya que en la hoja No.1 tendremos el formato de factura. Para poder colocar la fecha utilizamos la fórmula =hoy()
Nuestros nombre de los campos serían:
-Código
-Producto
-Cantidad
-Precio
-Y por último el total.
En la hoja No.2 tendremos lo que es la base de datos (ver la siguiente imagen) que utilizaremos para llenar la factura que se encuentra en la hoja No.1
Aquí utilizaremos solo 3 campos que son:
-Código
-Producto
-Precio
Marcamos nuestro rango de celdas y le colocamos como nombre "Productos"
Pasos para poder llenar la Factura:
(Utilizando fórmulas)
FORMULA #1
1.) La primer formula que utilizaremos, nos servirá para poder encontrar los productos que se encuentran en la hoja de "Base de Datos", solo con colocar el número del código aparecerá en la factura el nombre del producto que estamos buscando. La fórmula que utilizaremos en este ejercicio es la siguiente y la debemos colocar en la celda de producto, como aparece en la siguiente imagen: =SI(B11="";"";BUSCARV(B11;productos;2;FALSO))
Al finalizar de escribir la formula en el lugar mencionado presionamos enter, nos aparecerá la casilla vacía, colocamos un código de producto en la fila de código y nos aparecerá el nombre del producto automáticamente.
FORMULA #2
2. La siguiente fórmula que utilizares nos servirá para encontrar el precio del producto. En este ejercicio la fórmula para encontrar el precio sería: =SI(B12="";"";SI(B11="";"";BUSCARV(B12;productos;3;FALSO)))
FORMULA #3
3. Otra de las fórmulas que utilizaremos es para el total, siempre y cuando el total nos saldrá cuando coloquemos la cantidad de producto que compraron, en la columna de CANTIDAD. Para encontrar el total en este ejercicio utilizaremos la siguiente fórmula: =SI(D11="";"";D11*E11)
En esta imagen mostraré las tres formulas mostradas anteriormente y quedaría así:
FORMULA #4
4. Otra de las fórmulas de la factura es para que nos salga la frase "DEBE LLENAR LA FILA DE ARRIBA" ya que esto es para que no queden espacios en blanco y el mismo programa nos pida llenar todas las filas anteriores que este vacías. En este ejercicio la fórmula sería la siguiente: =SI(B12="";"";SI(B11="";"debe llenar la fila anterior";BUSCARV(B12;productos;2;FALSO)))
FORMULA #5
5. La siguiente fórmula es otra vez de precio, pero esta tendrá otra función ya que si la fila 12 (en este caso) esta vacía entonces no aparecerá nada en precio, pero al llenar la fila anterior automáticamente aparecerá el precio en la fila 12.
Al terminar de realizar la última fórmula que sería la de precio, solo nos quedaría arrastrar en este caso la fila 12 pero solo (producto, cantidad y precio) y arrastrarla asta la última fila, que sería la fila 20, en este caso.
FORMULA #6
6. La última fórmula para este ejemplo de factura será sacar el total final de todas las compras, y con esto culminaremos nuestro ejercicio de facturación. En este caso la fórmula de total quedaría así: =SI(B11="";"";SUMA(F11:F19))
FACTURA RESUELTA...!!!
BOTONES DE CONTROL EN EXCEL
En excel también podemos realizar botones que nos pueden servir para poder controlar como lo que es mercadería, vehículo, electrodomésticos y muchas otras cosas mas, el ejemplo que les mostrare a continuación será de Electrodomésticos.
Paso #1
Como primer paso colocaremos lo que es:
-Electrodomésticos
-Precio
-Enganche
-Financiamiento
-Años
-Interés
-Pago Mensual
como lo muestra la siguiente imagen:
Paso #2
En este siguiente paso tendremos que colocar algo retirado de donde estamos trabajando y colocamos lo anterior idénticamente solo que ahora le agregaremos una columna de precio, en este caso usare la celda S3 para trabajar, como aparece en esta imagen:
Teniendo ya las columnas terminadas las nombraremos una con "productos" y la otra con "precio"
PASO #3
Como siguiente paso nos tocará insertar ya el primer botón que sería el botón para que nos muestre los electrodomésticos (en este caso) y para eso aremos lo siguiente: -Nos vamos al botón de Programador, luego a Insertar y buscamos el botón que diga "Cuadro combinado" ya que ese utilizaremos, luego lo colocamos en nuestro hoja de trabajo, como aparece en la siguiente imagen:
Luego de haber insertado el botón en nuestro hoja de trabajo, le daremos click derecho y buscamos "formato de control" nos aparecerá lo siguiente, y nos vamos a el botón de control. En este caso lo llenaré así.
Luego de haber realizado lo anterior utilizamos la siguiente fórmula: =INDICE(electrodomesticos;N3) que nos servirá para que nos aparezca los electrodomésticos en el botón. Como aparece en la siguiente imagen:
Paso #4
Para el siguiente paso usaremos una fórmula para encontrar el precio del objeto que estamos comprando en este caso sería El precio del Refrigerador: =INDICE(precio;N3) como podemos ver en la imagen:
Paso #5
En el siguiente paso lo que vamos a encontrar es como colocar el enganche del producto que estamos trabajando, utilizando la siguiente fórmula: =N4/100 Pero tenemos que tener en cuenta que hay que colocar el botón de enganche. Para insertar el botón nos iremos a Programador, insertar, y buscamos el botón "Barra de Desplazamiento" como aparece en esta imagen:
Después de haber insertado el botón le damos click derecho y formato de control, nos aparecerá lo siguiente, en este caso lo llenaré así:
Por qué N4 porque hay vinculé todos los resultados del interés ejemplo aparecerá: 2, 4 o 6 y ese sera el interés a pagar, y nos aparecerá de la siguiente manera. (en este caso se va a pagar el 10% de interés por eso saldrá 10)
Formula: =N4/100
Paso #6
En este siguiente paso vamos a encontrar lo que es el financiamiento del producto que estamos trabajando, para el financiamiento no necesitamos botón, utilizaremos la siguiente fórmula (en este caso)
=C4-(C4*C5)
Paso #7
Teniendo ya el financiamiento del producto que vamos a vender, ahora nos toca buscar los años, en cuántos años lo irán a pagar, en este caso lo pagarán en 1 año, aquí se utiliza botón, como aparece en la siguiente imagen:
Para insertar el Botón, nos vamos a programador, insertar y buscamos el botón que diga "Control de Número"
Al haber insertado el botón en nuestra hoja de trabajo de daremos click derecho, formato de control y nos aparecerá lo siguiente, en este ejercicio lo llenaré así:
Ahora años nos aparecerá en C7 (en este ejercicio) como aparece en la siguiente imagen:
Paso #8
Ahora nos toca calcular el interés del producto, pero tendremos que insertar un botón, nos iremos a programador, insertar y buscamos el botón "Barra de Desplazamiento" como aparece en la siguiente imagen:
Luego de haber insertado el botón de interés le damos clik derecho, formato de control y nos aparecerá lo siguiente, (en este caso es llenado así)
Luego de haberle dado formato al botón, nos vamos a realizar esta fórmula, en este caso el interés va a ser del 5% en este ejercicio quedaría así: =N5/5000
Paso #9
Luego de haber buscado lo que es el interés culminamos este ejercicio con lo que es el "Pago Mensual", para esto no es necesario insertar botón solo utilizamos la siguiente fórmula (en este caso): =ABS(PAGO(C8/12;C7*12;C6))
Con esto terminamos nuestro ejercicio y la persona compró y pagó así: realizando una cuota mensual de Q500.27.
ESPERO LES SIRVA...!!!!
DETALLES DE COTIZACIÓN
Para realizar el detalle de cotización nos basaremos en el ejercicio anterior (Botones de control en Excel), ya que nos servirá de base, como lo muestra la imagen:
Para esto no solo lo copiamos sino que le damos =y buscamos lo que queremos copiar de la hoja anterior y listo.
Paso #1
Ahora realizaremos abajo de lo que escribimos anterior, lo que son las columnas:
-No de Cuota
-Pago Mensual
-Capital Abonado
-% Mensual
-Acumulado
-Pendiente.
Como lo vemos en esta imagen:
El número de cuota utilicé hasta 12 ¿porqué? por la cotización es sobre solo 1 año.
Paso #2
Ahora empezaremos a llenar las celdas anteriormente, y empezaremos con el "Pago Mensual" (en este caso utilizaremos la siguiente fórmula): =ABS(PAGO($B$3/12;$B$4*12;$B$2))
Luego copiamos en todas las celdas la misma cantidad ya que el pago mensual será el mismo y no varia.
Paso#3
Ahora vamos a calcular el interés mensual, en este caso utilizaremos la siguiente fórmula: =ABS(PAGOINT(B3/12;1;B4*12;B2)) Luego calculamos el Capital Abonado realizando lo siguiente: la cuota mensual menos el % mensual con eso encontramos el Capital Abonado: como lo vemos en la siguiente imagen.
Paso #4
En el capital acumulado solo copias el capital abonado, luego para sacar el pendiente realizamos lo siguiente: el precio total del productos menos capital abonado:
y asi sucesivamente culminamos el ejercicio asta que al final de pendiente quede "0" como aparece en la imagen
